寶刀出鞘！雲端硬碟管理工具正式釋出
今年四月底，Google 雲端硬碟管理工具悄悄降臨，許多網域後台陸續在操作介面出現白色雲朵符號，象徵著足以調配雲端容量的功能已經啟動。
打開管理控制台的雲端容量工具，首先可以看到網域內空間使用總數，以及使用量最高的使用者、使用量最高的共用雲端硬碟，隨後點開「儲存空間設定」，即可開始按照「機構」或「群組」的方式，設定儲存空間上限數字，分配網域內每一個帳號的雲端容量。
嶄新雲端空間政策再出發
七月開始，嶄新的 Google 雲端空間政策將會提供教育機構至少 100 TB 的共享儲存空間，足以儲存超過 1 億個文件、800 萬個簡報或 400,000 小時的影片。如活躍使用者超過 2 萬名，還會自動獲得額外的雲端空間。針對活躍使用者的定義，將來自於網域內過去 6 個月內，每個月登入人次的峰值，此紀錄每年將自動更新兩次，調整相對應的總儲存量。
此外，如教育機構購買 Education Plus 授權方案，每多一個授權，網域共享儲存空間就會額外增加 20 GB；如購買 Teaching and Learning Upgrade 授權，每多一個授權，則會在網域共享儲存空間額外增加 100 GB。這些增加的雲端容量，都可以透過超級管理員帳號，運用雲端容量工具進行調整，讓有特別需求的校內專案計畫、核心校務組織，獲得額外容量儲存重要資料。
管理後台新法寶，有效提升雲端空間管理
四月底開始陸續派送到各網域的雲端空間管理工具，正如同資訊組長、計中技士的新法寶，幫助網域內空間使用透明化，方便隨時查看網域內使用者正在使用多少儲存空間，許多機構成員習於將大型檔案存放於雲端共用資料夾，長期以來成為吃容量怪獸，產生難以管理等燒腦問題，藉由雲端空間管理工具也能達成直覺式的管理，不但可以下載容量最高的共用雲端硬碟清單，更能直接刪除共用雲端硬碟檔案，避免共用雲端硬碟成為網域管理的隱憂，防止雲端空間的濫用。
除了以「群組」或「機構」方式，給予網域內每一個帳號套用容量限制，透過這項新工具，還能逐步檢視每一帳號套用的政策，或是進一步點開功能列中的「使用者」，下載所有使用者清單，檢視網域內全部使用者的運用情形，篩選出進一步的高用量警示清單。需留意的是，如同時對「群組」和「機構」裡的重複帳號套用限制，其中「群組」限制將會優先於「機構」。如使用者已經達到 80-100% 的容量使用，會在雲端硬碟收到警告；達到容量限制時，仍能夠發信及收信，但無法編輯或新增任何雲端檔案，他人也無法共同編輯該使用者分享的檔案。
在 Google 官方提供的「Google Workspace for Education 儲存空間總覽」當中，更提供網域管理員設定高用量群組、下載使用者清單等詳細做法，也製作了可提供給網域內使用者的通知信件範例，幫助管理員更快速地推播政策，使校內成員了解容量使用的規範。最後，這項工具目前只有網域的超級管理員具有權限，未來也將規劃下放權限至指定管理角色的功能。
深入了解
● Google Workspace for Education 儲存空間總覽
● 教育版 Workspace 儲存空間指南
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